Erasmus Universiteit heeft de HR-documenten jarenlang gegenereerd met een ouderwets DOS-programma dat ooit ontwikkeld is als intern project. Het systeem was een drama om op de pc’s geïnstalleerd te krijgen, waardoor het weken duurde voordat iemand er mee aan het werk kon en het systeem werd ook nauwelijks geactualiseerd. Sinds 2017 maakt de Erasmus Universiteit gebruik van DocSys.
Sinds 2017
Koppeling met SAP
Een van de functie-eisen voor de Erasmus Universiteit was de koppeling met SAP. DocSys kan gekoppeld en geïntegreerd worden met vrijwel alle CRM-, ERP-, DMS- en HRM- systemen en databases, dus ook met SAP en uiteraard ook met Office 365 en andere Microsoft-pakketten.
Met DocSys hoeven de medewerkers niet meer te zoeken naar de correcte en actuele informatie of de laatste versie: DocSys slaat dit automatisch op de juiste plek op, voorzien van de juiste metadata. Het redactionele beheer ligt nu volledig bij de HR-afdeling. Informatie of gegevens die niet automatisch uit een ander systeem komen, kunnen met een invulscherm eenvoudig én altijd in de juiste opmaak worden toegevoegd door de HR-medewerkers zelf, zonder dat hiervoor een IT-collega nodig is.
Verwijzingen naar andere documenten
In DocSys kun je eenvoudig verwijzingen naar andere documenten toevoegen, zoals de arbeidsvoorwaarden en CAO. Doordat de documenten op een centrale plek worden opgeslagen en beheerd, weet je zeker dat je altijd de meest actuele versie toevoegt. Dit geldt ook voor de juiste taal: op het moment dat gekozen wordt voor de Engelse taal, dan worden de betreffende documenten ook automatisch in die taal toegevoegd.
Eenvoudig in gebruik
Het oudere documentcreatiesysteem dat door de Erasmus Universiteit werd gebruikt, was zeer complex opgebouwd. Om er goed mee te kunnen werken moest je bijna een IT-specialist zijn. DocSys is veel gebruiksvriendelijker en intuïtiever in gebruik. Nieuwe medewerkers kunnen een training volgen voor het gebruik van DocSys, maar zelfs een collega die alles wat met computers te maken heeft al snel lastig vindt, kon er zelfs zonder training naar volle tevredenheid mee aan de slag.
Workflow Manager
De Workflow Manager van DocSys geeft inzicht in het proces van herziening, goedkeuring en ondertekening en zorgt ervoor dat documenten die meerdere keren op verschillende plekken binnen de organisatie worden aangepast, goedgekeurd en ondertekend altijd automatisch opgeslagen worden op de juiste plek.
De bevoegde medewerkers van de Erasmus Universiteit kunnen bovendien zien in welk stadium een document is. Ook kunnen de verantwoordelijke medewerkers automatisch herinneringen ontvangen als er een taak uitgevoerd moet worden. Hiermee is de doorloopsnelheid gewaarborgd en zelfs hoger.
"Pas toen we met DocSys aan de slag gingen, realiseerden we ons hoeveel makkelijker we documenten konden genereren, hoeveel tijd het ons daarvoor eigenlijk kostte en hoe groot de kans op fouten was"
