DocSys helpt jou en je collega’s efficiënter documenten te maken en te beheren, met minder fouten en zonder onnodig overtypen of kopiëren en plakken vanuit verouderde documenten. Vaak gaat hierbij veel tijd verloren, omdat elk document ook nog iedere keer door anderen moet worden herzien en gecontroleerd. De kans op fouten en niet complete teksten is groot, zeker als meerdere medewerkers aan één document werken. Het centrale beheer in DocSys voorkomt dit en maakt het bovendien gemakkelijker om aanpassingen – zoals wettelijke veranderingen – automatisch en centraal door te voeren in alle documenten.

Het gebruik van een uniforme huisstijl zorgt voor een professionele uitstraling en een sterke, herkenbare identiteit. Met DocSys weet je zeker dat elke medewerker de huisstijl in alle documenten correct en volledig automatisch toepast. Door het lint met de huisstijl (lettertype, kleuren, etc.) te integreren in bijvoorbeeld Office 365 heeft elke medewerker ook direct de beschikking over alle huisstijlelementen.

Niemand binnen de organisatie hoeft dus meer na te denken over het formaat en positie van het logo, lettertypes, de kleur en grootte van kopjes, formattering van het telefoonnummer, witruimtes, regelafstanden enzovoorts.

DocSys is breed inzetbaar en kan op verschillende afdelingen worden gebruikt. Van integraties met een zaaksysteem, taakapplicatie tot een documentmanagementsysteem. Documentautomatisering met DocSys kan iedere afdeling helpen om beter, efficiënter en slimmer te werken.

Vaak zijn documenten onderdeel van een breder proces en worden ze meerdere keren op verschillende plekken binnen de organisatie aangepast, opgeslagen, goedgekeurd en ondertekend. DocSys helpt niet alleen om professioneel en efficiënt documenten te maken, de Workflow Manager geeft je ook inzicht in het proces van herziening, goedkeuring en ondertekening.

Medewerkers kunnen zien in welk stadium een document is. Ook kunnen de verantwoordelijke medewerkers automatisch herinneringen ontvangen als er een taak uitgevoerd moet worden. Hiermee is de doorloopsnelheid gewaarborgd en in veel gevallen zelfs hoger.

Als je organisatie meerdere bedrijfsidentiteiten of -onderdelen heeft, kun je met behulp van de Multi Label Manager eenvoudig correspondentie maken die is voorzien van de juiste gegevens en huisstijl. De Multi Label Manager is een soort logobibliotheek. Een logo wordt gekoppeld aan een organisatieonderdeel, locatiegegevens en juridische gegevens. Op basis van het profiel van de medewerker wordt de meest logische combinatie (logo en bedrijfsgegevens) als default ingesteld, maar mensen kunnen ook documenten maken namens een ander bedrijfsonderdeel. Ze kiezen dan het juiste bedrijfsonderdeel waarna het logo en de locatie- en juridische-gegevens van het organisatieonderdeel automatisch in het huisstijlmodel worden geplaatst. Dit biedt het grote voordeel dat je hetzelfde huisstijlmodel kunt gebruiken voor bedrijfsonderdelen met een eigen of afwijkende bedrijfsidentiteit. Je kunt switchen van bedrijfsonderdeel, afdeling en/of huisstijl, terwijl de inhoud van het document bewaard blijft.

DocSys combineert input van de gebruiker met bestaande gegevens uit andere applicaties en databases. Zo kunnen bij het maken van een document bijvoorbeeld gegevens van een nieuwe medewerker, leverancier of klant automatisch uit een zaaksysteem of database worden gehaald.

Voordelen van het koppelen met verschillende systemen:

• Kopiëren, plakken of overtypen behoort tot het verleden
• Informatie wordt centraal beheerd en hoeft daardoor slechts op één plaats actueel gehouden te worden
• Je hoeft niet meer te zoeken naar correcte/actuele informatie of de laatste versie: DocSys slaat dit automatisch op de juiste plek op, voorzien van de juiste metadata.
• Informatie of gegevens die niet automatisch uit een ander systeem komen, kunnen met een invulscherm eenvoudig én altijd in de juiste opmaak worden toegevoegd.

DocSys werkt zeer intuïtief en gebruiksvriendelijk en is eenvoudig te onderhouden en te beheren. De interface van DocSys wordt aangepast aan de wensen van de organisatie. Gegevens kunnen worden ingevuld via duidelijke invulschermen en beslisbomen.

Medewerkers kunnen vanaf iedere locatie en op elk apparaat documenten creëren. Het gebruik van verschillende devices wordt ondersteund en vanzelfsprekend blijft daarbij de opmaak en inhoud van documenten gewaarborgd.