Over DocSys

Ontdek de voordelen van DocSys

DocSys is een softwareapplicatie met slimme, flexibele modules waarmee je snel en efficiënt documenten kunt maken en beheren en gegevens uit andere systemen en databases aan elkaar kunt koppelen.

Ontdek wat DocSys voor je kan doen

Met DocSys creëer je snel, efficiënt en foutloos professionele documenten

Voordelen

Efficiënt, foutloos en slim werken

DocSys helpt jou en je collega’s efficiënter documenten te maken en te beheren, met minder fouten en zonder onnodig overtypen of kopiëren en plakken vanuit verouderde documenten. Vaak gaat hierbij veel tijd verloren, omdat elk document ook nog iedere keer door anderen moet worden herzien en gecontroleerd. De kans op fouten en niet complete teksten is groot, zeker als meerdere medewerkers aan één document werken. Het centrale beheer in DocSys voorkomt dit en maakt het bovendien gemakkelijker om aanpassingen – zoals wettelijke veranderingen – automatisch en centraal door te voeren in alle documenten.

Uniform huisstijlgebruik

Het gebruik van een uniforme huisstijl zorgt voor een professionele uitstraling en een sterke, herkenbare identiteit. Met DocSys weet je zeker dat elke medewerker de huisstijl in alle documenten correct en volledig automatisch toepast. Door het lint met de huisstijl (lettertype, kleuren, etc.) te integreren in bijvoorbeeld Office 365 heeft elke medewerker ook direct de beschikking over alle huisstijlelementen.

Niemand binnen de organisatie hoeft dus meer na te denken over het formaat en positie van het logo, lettertypes, de kleur en grootte van kopjes, formattering van het telefoonnummer, witruimtes, regelafstanden enzovoorts.

Breed inzetbaar voor verschillende afdelingen

DocSys is breed inzetbaar en kan op verschillende afdelingen worden gebruikt. Van integraties met een zaaksysteem, taakapplicatie tot een documentmanagementsysteem. Documentautomatisering met DocSys kan iedere afdeling helpen om beter, efficiënter en slimmer te werken.

Bijna ieder document wordt samengesteld op basis van dezelfde informatie, zoals disclaimers, contactgegevens of specifieke kenmerken. Met DocSys kun je die informatie snel en op precies dezelfde manier toevoegen aan het betreffende document.

Workflow Manager, voor betere werkprocessen

Vaak zijn documenten onderdeel van een breder proces en worden ze meerdere keren op verschillende plekken binnen de organisatie aangepast, opgeslagen, goedgekeurd en ondertekend. DocSys helpt niet alleen om professioneel en efficiënt documenten te maken, de Workflow Manager geeft je ook inzicht in het proces van herziening, goedkeuring en ondertekening.

Medewerkers kunnen zien in welk stadium een document is. Ook kunnen de verantwoordelijke medewerkers automatisch herinneringen ontvangen als er een taak uitgevoerd moet worden. Hiermee is de doorloopsnelheid gewaarborgd en in veel gevallen zelfs hoger.

Multi Label Manager

Als je organisatie meerdere bedrijfsidentiteiten of -onderdelen heeft, kun je met behulp van de Multi Label Manager eenvoudig correspondentie maken die is voorzien van de juiste gegevens en huisstijl. De Multi Label Manager is een soort logobibliotheek. Een logo wordt gekoppeld aan een organisatieonderdeel, locatiegegevens en juridische gegevens. Op basis van het profiel van de medewerker wordt de meest logische combinatie (logo en bedrijfsgegevens) als default ingesteld, maar mensen kunnen ook documenten maken namens een ander bedrijfsonderdeel. Ze kiezen dan het juiste bedrijfsonderdeel waarna het logo en de locatie- en juridische-gegevens van het organisatieonderdeel automatisch in het huisstijlmodel worden geplaatst. Dit biedt het grote voordeel dat je hetzelfde huisstijlmodel kunt gebruiken voor bedrijfsonderdelen met een eigen of afwijkende bedrijfsidentiteit. Je kunt switchen van bedrijfsonderdeel, afdeling en/of huisstijl, terwijl de inhoud van het document bewaard blijft.

Integratie met andere applicaties en koppelingen

DocSys combineert input van de gebruiker met bestaande gegevens uit andere applicaties en databases. Zo kunnen bij het maken van een document bijvoorbeeld gegevens van een nieuwe medewerker, leverancier of klant automatisch uit een zaaksysteem of database worden gehaald.

Voordelen van het koppelen met verschillende systemen:

  • Kopiëren, plakken of overtypen behoort tot het verleden
  • Informatie wordt centraal beheerd en hoeft daardoor slechts op één plaats actueel gehouden te worden
  • Je hoeft niet meer te zoeken naar correcte/actuele informatie of de laatste versie: DocSys slaat dit automatisch op de juiste plek op, voorzien van de juiste metadata.
  • Informatie of gegevens die niet automatisch uit een ander systeem komen, kunnen met een invulscherm eenvoudig én altijd in de juiste opmaak worden toegevoegd.

Gebruiksvriendelijk

DocSys werkt zeer intuïtief en gebruiksvriendelijk en is eenvoudig te onderhouden en te beheren. De interface van DocSys wordt aangepast aan de wensen van de organisatie. Gegevens kunnen worden ingevuld via duidelijke invulschermen en beslisbomen.

Veilig werken vanaf iedere locatie en met elk apparaat

Medewerkers kunnen vanaf iedere locatie en met elk apparaat werken in de centraal opgeslagen documenten. Het gebruik van verschillende devices wordt ondersteund en vanzelfsprekend blijft daarbij de opmaak en inhoud van documenten gewaarborgd.

Voor elke organisatie een oplossing

Markten

Elke organisatie verwerkt op grote of kleine schaal documenten. DocSys biedt passende oplossingen, zodat elk documentensysteem voldoet aan de wensen en eisen die voor jouw organisatie gelden.

DocSys zorgt voor professionele, foutloze documenten en correspondentie voor onder andere overheidsinstanties, zorginstellingen, woningcorporaties, verzekeringsmaatschappijen, MKB en grote bedrijven.

Markten

Wat levert DocSys op?

  • Tijdwinst
  • Huisstijltoepassing op afdelingsniveau
  • Gestructureerde samenwerking verschillende afdelingen
  • Inzichtelijke en efficiënte werkprocessen
  • Altijd actuele gegevens
  • (Digitale) documenten en formulieren die voldoen aan WCAG-richtlijnen
  • Veilig werken vanaf iedere locatie en met elk apparaat

Hoe werkt documentcreatie met DocSys

  • Tijdwinst
    DocSys helpt jou en je collega’s efficiënter documenten te maken, met minder fouten en zonder onnodig overtypen of kopiëren.

  • Documenten met een professionele uitstraling
    Je kunt direct aan de slag en met een paar simpele klikken heeft elk document een professionele uitstraling door het juiste gebruik van de huisstijl.

  • Altijd actuele gegevens
    DocSys wordt standaard geleverd met adresboeken waarin je de gegevens van je organisatie, medewerkers en klanten centraal kunt beheren.

  • Multi Label Manager
    Met behulp van de Multi Label Manager maak je eenvoudig correspondentie die is voorzien van de juiste gegevens en huisstijl.

  • Workflow Manager
    DocSys helpt niet alleen om professioneel en efficiënt documenten te maken, de Workflow Manager geeft je ook inzicht in het proces van herziening, goedkeuring en ondertekening.

Contact

Vrijblijvend advies over wat DocSys voor jouw organisatie kan betekenen?

We vertellen je graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie op jullie locatie.
Contact opnemen
CTA large
CTA small

Wist u dat uw browser verouderd is?

Om de best mogelijke gebruikerservaring van onze website te krijgen raden wij u aan om uw browser te upgraden naar een nieuwere versie of een andere browser. Klik op de upgrade button om naar de download pagina te gaan.

Upgrade hier uw browser
Ga verder op eigen risico