Een beheer(s)baar documentcreatie systeem
's Heeren Loo maakte binnen Microsoft Word gebruik van een macro/template waar voor verschillende soorten documenten, zoals brief, memo, fax en voorlegger, de opmaak en het plaatsen van het logo waren vastgelegd. Dit werkte tot de overgang naar Office365 naar wens, maar sinds de overgang werken de templates niet meer zoals het hoort.
Sinds 2020
Problemen waar s’ Heeren Loo tegenaan liep
Via pulldown menus en invulmenus werden zaken als adres, telefoonnummer en afdelings- en functienamen in vaste, uniforme opmaak direct ingevuld en opgeslagen in Microsoft Word. Voor Microsoft PowerPoint was er één lege template die op het portaal stond en gebruikt kon worden.
Begin 2020 is ’s Heeren Loo overgegaan naar Office365 en hebben alle medewerkers een account gekregen waarmee ze gebruik kunnen maken van Word en Powerpoint. Het kantoor/administratief personeel heeft een volledige licentie waarmee ze alle Office-programma’s ook lokaal kunnen gebruiken (+/- 4.500 accounts) en zorgpersoneel dat alleen de beschikking heeft over de webversies van de programma’s (+/- 10.500 accounts).
Gegevens niet up to date
Voor de gebruikers van de volledige licentie is de bestaande macro/template aangepast naar de Word-instellingen van Office365, maar de invulmacro is slecht gevuld en niet up-to-date, waardoor de gebruikte gegevens onbetrouwbaar zijn. In de Coronatijd werd meer thuisgewerkt, maar gebruik maken van het Officepakket is voor het kantoor/administratief personeel alleen mogelijk als zij onder Citrix inloggen. Dit is een langer en lastiger proces in vergelijking met de toegang via de web variant, maar zodra ze wel als web user inloggen, kunnen ze geen gebruik meer maken van de macro/template, omdat zij dan gezien worden als een web-only gebruiker met beperktere rechten.
Niet meer gebruiksvriendelijk
Het zorgpersoneel kan alleen gebruikmaken van de webversies van Microsoft Word en Powerpoint en ondervinden hinder bij het gebruik van de huisstijltemplates. Zij hebben niet de beschikking over de macro/template in het menu van Word. Daarnaast krijgen ze als ze een ouder of leeg bestand openen, geen huisstijlelementen te zien en afbeeldingen worden op andere plekken getoond, waardoor tekst en afbeelding door elkaar lopen. Dit komt de leesbaarheid en het gebruikersgemak niet ten goede.
E-mailhandtekening niet in juiste huisstijl
Los van de opmaakproblemen van documenten in de juiste huisstijl, is ook het gebruik van de e-mailondertekening een probleem. Het voorbeeld kan eenvoudig worden aangepast naar eigen voorkeur, waardoor de huisstijl niet meer gegarandeerd kan worden. In de web variant is het toevoegen van de juiste e-mailhandtekening juist weer vrij omslachtig en niet tot nauwelijks te realiseren.
De uitvraag van ’s Heeren Loo
In het kader van professionaliteit en uitstraling was ’s Heeren Loo op zoek naar een passend, snel, gebruiksvriendelijk, beheer(s)baar, eenvoudig te begrijpen en toe te passen documentcreatie systeem. Het systeem moet de mogelijkheid bieden alle correspondentie in de juiste opmaak en huisstijl te realiseren in Word en PowerPoint, eventueel Excel en Adobe Arcobat Reader. Daarnaast moet het systeem voorzien in een centraal aanpasbaar en/of lokaal aanpasbaar handtekeningenblok in Outlook.
Deze oplossing moet voor elke type medewerker zo eenvoudig mogelijk te gebruiken zijn en centraal beheer(s)baar met minimale beheerlast. Daarnaast moet de oplossing kunnen werken met de Brandportal van het softwarepakket Capital ID.
Voor dit inkooptraject heeft Stichting 's Heeren Loo Zorggroep drie aanbieders geselecteerd. Uit deze drie partijen is DocSys op basis van de prijs en kwaliteit gekozen als de partij voor het documentcreatie systeem dat zowel voor kantoor/administratief personeel als zorgpersoneel eenvoudig te gebruiken is en waarmee de Outlook handtekening geautomatiseerd en gestandaardiseerd kan worden.
DocSys als oplossing
DocSys is de gewenste softwareapplicatie met slimme, flexibele modules waarmee de medewerkers van ’s Heeren Loo snel en efficiënt documenten kunnen maken. Beheerders kunnen actuele gegevens vanuit andere systemen en databases integreren in de documenten.
Integratie met andere applicaties en koppelingen
DocSys combineert input van de gebruiker met bestaande gegevens uit andere applicaties, zoals de Brandportal van het softwarepakket Capital ID en uit databases. De gegevens worden voor elk document weer opnieuw opgevraagd, zodat de gegevens altijd up to date zijn.
Veilig werken vanaf iedere locatie en met elk apparaat
Medewerkers kunnen vanaf iedere locatie en met elk apparaat werken in de centraal opgeslagen documenten. Het gebruik van verschillende devices wordt ondersteund en vanzelfsprekend blijft daarbij de opmaak en inhoud van documenten gewaarborgd.
E-mailhandtekening in huisstijl
Met DocSys is de e-mailhandtekening zo ingesteld dat bij iedereen altijd het juiste logo, functienaam en contactgegevens worden gebruikt. Het logo en de algemene informatie zijn al vastgelegd, evenals de plekken waar persoonsgebonden informatie moet komen. DocSys draagt bij aan de professionele en herkenbare communicatie via e-mail en maakt het makkelijk voor de medewerkers om hun e-mailhandtekening in te stellen binnen vaste kaders, zodat de huisstijl wel gewaarborgd blijft.
Over ’s Heeren Loo
's Heeren Loo is in Nederland een van de grootste aanbieders van ondersteuning aan mensen met lichte en ernstige beperkingen. Ze zorgen ervoor dat mensen met een verstandelijke beperking op een prettige manier kunnen wonen, werken of aan activiteiten deelnemen. Dit doen zij midden in de samenleving of juist in een beschermde omgeving, in vijftien regio's verspreid door het hele land.
