Waarom WOO?

De wet is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is.

Je hebt vast wel eens met een Wob-verzoek te maken gehad en waarschijnlijk weet je ook nog precies hoe veel werk het was om alle informatie bij elkaar te zoeken. Helaas blijkt vaak genoeg dat niet alle collega’s even nauwkeurig zijn geweest in het centraal opslaan van documenten en is een hele zoektocht nodig om echt alles boven tafel te krijgen.

Met DocSys heb je dit probleem niet. Alle interne rapporten, verslagen, besluiten, brieven, nota’s en blauwdrukken die betrekking hebben op het verzoek zijn centraal opgeslagen. Met een druk op de knop heb je de beschikking over het complete dossier.

Verschil tussen Wob en Woo

Een belangrijk verschil met de Wob is dat de Woo naast informatieverstrekking op verzoek (passief) overheidsorganisaties ook verplicht zelf informatie gefaseerd openbaar te maken (actief). Uitgangspunt hierbij is dat iedereen recht heeft op toegang tot publieke informatie en dat alle overheidsinformatie in principe openbaar is. Alleen in uitzonderingsgevallen wordt hiervan afgeweken.

In de Woo zijn verschillende categorieën informatie, zoals bijvoorbeeld wetten, convenanten en onderzoeksrapporten opgenomen die verplicht actief openbaar gemaakt moeten worden en voor iedereen op één digitale plek open.overheid.nl vindbaar en doorzoekbaar moeten zijn.

Eenvoudig aan de Woo voldoen

De actieve openbaarmaking van al deze categorieën informatie is een omvangrijke operatie en zal daarom stap voor stap worden ingevoerd. Het grote voordeel van DocSys is dat je binnen je organisatie alle informatie nu al op één digitale plek opgeslagen hebt en je door middel van een koppeling eenvoudig alle informatie voor iedereen beschikbaar kunt stellen op open.overheid.nl.

Gevoelige informatie

Openbaarheid is bij de Woo dus het uitgangspunt, maar documenten die ter inzage worden gelegd kunnen gevoelige informatie bevatten, zoals persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsgegevens. Dit soort informatie wordt juist beschermd tegen openbaarmaking door bepaalde wetten, waaronder de AVG.

DocSys heeft de mogelijkheid om documenten die ter inzage gelegd moeten worden en privacygevoelige informatie bevatten, eenvoudig te anonimiseren. Hierdoor voldoet je organisatie zowel aan de Woo als aan de AVG, zonder dat je zelf alle documenten nog moet doorlopen op privacygevoelige informatie.

Meer weten over hoe DocSys je kan helpen bij het voldoen aan de Woo?

Voldoen aan een Wob-verzoek kost al veel tijd, maar alle documenten op korte termijn actief openbaar beschikbaar stellen helemaal. Met DocSys ben je klaar voor de Woo en bespaar je jezelf en je collega’s veel tijd! Meer weten? Neem geheel vrijblijvend contact op met Jurgen Welling via j.welling@b-ware.com of +31 53 789 0 987.