E-mailhandtekening centraal geregeld in de juiste huisstijl
Zijn de e-mailhandtekeningen binnen je bedrijf een rommeltje door onjuist huisstijl- en lettertypegebruik? Heb je collega’s die in januari nog steeds hun kerstgroet onderaan hun handtekening hebben staan? Met de pay-off manager van DocSys kun je in Outlook de e-mailhandtekening van alle afdelingen en medewerkers met één druk op de knop centraal instellen en aanpassen.
De e-mailhandtekening is een belangrijk onderdeel van je huisstijl en het digitale visitekaartje van je bedrijf. Hierin communiceer je de contactgegevens van je bedrijf en tegelijkertijd is het een belangrijk middel om iets te vertellen aan je klanten. Sta je binnenkort op een beurs? Heb je een nieuw product of dienst gelanceerd? Of wil je je klanten een fijne vakantie wensen? Gebruik je e-mailhandtekening om op een ludieke en opvallende manier te communiceren.
Huisstijl consequent doorvoeren
In Outlook zijn de mogelijkheden in je e-mailhandtekening oneindig. Je kunt allerlei verschillende lettertypes en kleuren gebruiken en logo’s, afbeeldingen en banners al dan niet geanimeerd toevoegen. Heel leuk, maar juist doordat er zoveel mogelijk is, ontstaat het risico dat iedereen binnen de organisatie er een eigen draai aangeeft, waardoor de huisstijl niet consequent doorgevoerd wordt of er een beurs gedeeld wordt die al een paar dagen voorbij is.
E-mailhandtekening altijd actueel en in de juiste huisstijl
Met de pay-off manager van DocSys is bovenstaande verleden tijd en borg je consequent huisstijlgebruik en een eenduidige uitstraling ook in je e-mailcommunicatie. Je regelt het toevoegen van een afbeelding of banner automatisch en centraal vanuit DocSys. Met één druk op de knop voeg je de banner of afbeelding toe aan alle e-mailadressen binnen je organisatie. Heb je een afdelingsspecifieke of tijdelijke afbeelding of banner? Ook dat is geen probleem met DocSys! Je kunt de e-mailhandtekening ook per groep of voor een bepaalde periode instellen. De lancering van een nieuw product alleen voor je afdeling Sales en de aankondiging van de beurs waar je aanwezig bent, stel je zo in dat deze na afloop automatisch vervangen wordt door de algemene versie.