Voldoen aan WCAG-richtlijnen 

Ze vragen zich af hoe ze hun documenten en formulieren toekomstbestendig en zoveel mogelijk standaard in kunnen richten en ze er tegelijkertijd voor kunnen zorgen dat ze ook aan de WCAG-richtlijnen voldoen.

Sinds september 2020 moeten websites en applicaties van (semi-)overheidsinstellingen voldoen aan de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) richtlijnen. Ook voor andere organisaties is digitale toegankelijkheid een belangrijk onderwerp in een samenleving waarin 26% van de mensen (4 miljoen in Nederland) een aantoonbare beperking heeft.

WCAG voor alle digitale communicatie

Vaak wordt gedacht dat de WCAG-richtlijnen alleen voor websites gelden, maar digitale toegankelijkheid is veel breder en geldt voor alles wat digitaal de organisatie verlaat. Als (overheids)organisatie ben je ervoor verantwoordelijk dat de dienstverlening toegankelijk is voor iedereen.

Impact WCAG-richtlijnen

Documenten en formulieren gaan vaak al jarenlang mee in de organisatie en worden niet tot nauwelijks herzien. Hierdoor wordt binnen veel organisaties onderschat hoeveel impact de WCAG-richtlijnen hebben op deze stroom van content en documenten. Vaak wordt er na een grondige inventarisatie en het in kaart brengen van de noodzakelijke aanpassingen, dan ook geschrokken gereageerd op de hoeveelheid werk die er op ze afkomt.

Bij DocSys houden we al bij de inrichting van de documentcreatiesystemen rekening met de WCAG 2.1 richtlijnen. We gaan met je in gesprek over een toekomstbestendige inrichting van de content en kunnen je samen met onze functioneel beheerders heel wat werk uit handen nemen, ondersteuning bieden en meedenken over een format dat nu en in de toekomst voldoet aan de wensen en eisen van je organisatie en de WCAG-richtlijnen.

Waar moeten documenten aan voldoen?

De richtlijnen zijn gebaseerd op 4 principes:

• Waarneembaar
• Bedienbaar
• Begrijpelijk
• Robuust

Elk principe omschrijft de specifieke kenmerken die nodig zijn bij de inrichting en opbouw van documenten. Zo moeten de teksten in documenten voor het grootste deel van de Nederlanders begrijpelijk zijn (B1 niveau). Afbeeldingen in de content moeten duidelijk worden omschreven en in elke browser goed worden getoond.

Documenten en formulieren die hier niet aan voldoen, zullen dus opnieuw moeten worden gebouwd op basis van deze richtlijnen. Ook nieuwe of in de toekomst te bouwen content zal aan deze richtlijnen moeten voldoen.

Overheden en andere organisaties staan de komende jaren dus niet alleen voor de uitdaging om oude documenten te vervangen of opnieuw in te richten, maar ook om alle nieuw te maken content aan deze regels te laten voldoen. Het is dus handig om hier van tevoren goed over na te denken en wat betreft de opbouw van een document al rekening te houden met deze richtlijnen.

Jouw documenten en formulieren ook laten voldoen aan de WCAG-richtlijnen?

Geen zin in de hoeveelheid werk dat op je af dreigt te komen om niet alleen de website maar ook alle documenten en formulieren aan de WCAG-richtlijnen te laten voldoen? Door met DocSys je documentencreatie opnieuw en in een keer goed in te richten, bespaar je jezelf en je collega’s heel veel werk. Nu en in de toekomst! 

Meer weten? Neem geheel vrijblijvend contact op met Jurgen Welling via j.welling@b-ware.com of +31 53 789 0 987.