Woo: Snel, eenvoudig en veilig privacygevoelige documenten openbaar maken
De Wet open overheid (Woo) heeft ertoe geleid dat overheden, verzekeringsmaatschappijen en zorgorganisaties hun documenten openbaar beschikbaar moeten stellen. Vaak bevatten deze documenten privacygevoelige informatie die achteraf zwartgelakt wordt. Deze oplossing is ontstaan vanuit de WOB-verzoeken, waarbij documenten alleen als er een specifiek verzoek binnenkwam, openbaar gemaakt moesten worden.
Het zwartlakken van documenten kost veel tijd en is foutgevoel. Toch was dit tot voor kort de enige manier om oude documenten te anonimiseren, omdat er toen geen rekening mee is gehouden dat de documenten standaard openbaar beschikbaar moeten zijn.
Natuurlijk kun je je aan de bestaande zwartlak procedure houden, omdat dit behalve dat het tijd kost en foutgevoelig is, al jarenlang voldoet. Voor bestaande documenten zal achteraf zwartlakken voorlopig ook wel de enige manier blijven, maar hoe handig en efficiënt zou het zijn als je bij het genereren van nieuwe documenten automatisch een volledig geanonimiseerd document op kunt slaan náást het originele document? Of dat je met één druk op de knop op elk gewenst moment een volledig geanonimiseerd document kunt genereren? Alleen de naam vervangen door een algemeen woord zoals ‘de aanvrager’? Met DocSys is alles mogelijk!
Altijd een tweede openbaar document beschikbaar
In hoeverre een document geanonimiseerd moet worden is namelijk per organisatie en vaak ook per document verschillend. Ook het moment waarop een document anoniem gemaakt wordt, is in elke situatie anders. Binnen DocSys bieden we verschillende oplossingen om aan de voor jouw organisatie geldende wensen, eisen en Woo-regels te voldoen.
Anonimiseren of pseudonimiseren
Persoonsgegevens kunnen binnen DocSys zowel geanonimiseerd als gepseudonimiseerd worden. Bij anonimiseren worden de persoonsgegevens helemaal gemaskeerd en zodanig verwerkt dat ze niet meer herleidbaar zijn tot één persoon en daarmee binnen de AVG ook niet meer onder persoonsgegevens vallen. Bij pseudonimiseren worden de persoonsgegevens door een algoritme bewerkt en krijgen de persoonsgegevens een bepaald pseudoniem toegekend. Dit is een vorm van versleuteling die omkeerbaar is, omdat het algoritme dat gebruikt wordt ook weer teruggedraaid kan worden. Op grond van de AVG blijven deze gepseudonimiseerde data nog altijd persoonsgegevens en moeten opgeslagen of openbaar gemaakte gepseudonimiseerde documenten aan de AVG-richtlijnen voldoen.
Om het juiste proces van documentenverwerking te hanteren is het daarom belangrijk om vooraf te bepalen of alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Denk aan persoonsgegevens zoals naam, adres, woonplaats, geboortedatum en medische gegevens. Deze gegevens moeten onleesbaar en niet traceerbaar worden gemaakt (anonimiseren). In andere gevallen is het voldoende dat alleen de naam wordt vervangen door een pseudoniem (pseudonimiseren).
Eenvoudig openbare documenten opstellen
Binnen DocSys wordt gewerkt met sjablonen. Nadat is vastgesteld welke gegevens ‘zwart moeten worden gelakt’ of vervangen moeten worden door een andere term, worden de velden die privacygevoelige informatie bevatten als zodanig gemarkeerd. Zowel de originele als de geanonimiseerde of gepseudonimiseerde versie kan eenvoudig en snel worden gegenereerd. Ook voor het opslaan zijn meerdere opties mogelijk, afhankelijk van wat voor jouw organisatie het beste werkt en wat de AVG-richtlijnen hierover zeggen. Wil je graag een koppeling waardoor beide versies behouden blijven? Dit is geen probleem! De koppeling zorgt ervoor dat als het originele document gewijzigd wordt, dit automatisch wordt doorgevoerd in de geanonimiseerde versie, waarbij de anonimisering en beveiliging van de persoonsgegevens uiteraard gewaarborgd blijft.
Nooit meer tijd kwijt met handmatig anonimiseren van documenten
Wil je je hele documentenstroom standaard laten voldoen aan de Woo of wil je per document kunnen kiezen of er een geanonimiseerde versie gegenereerd wordt? Neem contact met ons op, zodat we gezamenlijk kijken hoe jouw organisatie documenten op de juiste en veilige manier openbaar kan maken, zodat medewerkers niet meer heel veel tijd kwijt zijn aan het achteraf zwartlakken van de privacygevoelige informatie.