DocSys is een softwareapplicatie met slimme, flexibele modules waarmee je snel en efficiënt documenten kunt maken en beheren en gegevens uit andere systemen en databases aan elkaar kunt koppelen. Hierdoor werkt elke medewerker van elke afdeling altijd met dezelfde, actuele gegevens.
Overheidsinstanties
DocSys voor de overheid
Wat levert DocSys op
- Tijdwinst
- Huisstijltoepassing op afdelingsniveau
- Gestructureerde samenwerking verschillende afdelingen
- Workflowmanagement
- Common Ground en StUF, DCR en CMIS Ready
- (Digitale) documenten en formulieren die voldoen aan WCAG-richtlijnen
- Veilig werken vanaf iedere locatie en met elk apparaat
Tijdwinst
DocSys helpt jou en je collega’s efficiënter documenten te maken en te beheren, met minder fouten en zonder onnodig overtypen of kopiëren en plakken vanuit verouderde documenten. Zonder DocSys gaat hierbij veel tijd verloren, omdat elk document ook nog iedere keer door anderen moet worden herzien en gecontroleerd.
Huisstijltoepassing op afdelingsniveau
Met DocSys weet je zeker dat elke medewerker de huisstijl in alle documenten correct en volledig automatisch toepast. Daarnaast kun je op afdelingsniveau bepalen welke huisstijlkenmerken (logo, naam, locatie, etc.) worden gebruikt. Dit biedt het grote voordeel dat je hetzelfde huisstijlmodel kunt gebruiken voor afdelingen met een eigen of afwijkende identiteit.
Gestructureerde samenwerking verschillende afdelingen
Bijna ieder document wordt samengesteld op basis van dezelfde informatie, zoals disclaimers, contactgegevens of specifieke kenmerken. Met DocSys kan elke afdeling vergunningen, contracten en zaaksysteemdocumenten snel en op precies dezelfde manier opstellen en beheren.
Workflowmanagement
DocSys helpt niet alleen om professioneel en efficiënt documenten te maken. De Workflow Manager geeft je ook inzicht in het proces van herziening, goedkeuring en ondertekening.
Common Ground en StUF, DCR en CMIS Ready
DocSys combineert input van de gebruiker met bestaande gegevens uit andere applicaties of databases. DocSys is Common Ground Ready en te koppelen met bijna ieder systeem, op basis van de standaarden StUF, DCR en CMIS.
WCAG-richtlijnen
Bij DocSys houden we al bij de inrichting van de documentcreatiesystemen rekening met de WCAG 2.1 richtlijnen. We gaan met je in gesprek over een toekomstbestendige inrichting van de content en kunnen je samen met onze functioneel beheerders heel wat werk uit handen nemen, ondersteuning bieden en meedenken over een format dat nu en in de toekomst voldoet aan de wensen en eisen van je organisatie en de WCAG-richtlijnen.
Veilig werken vanaf iedere locatie en met elk apparaat
Medewerkers kunnen veilig vanaf iedere locatie en met elk apparaat werken in de centraal opgeslagen documenten. Vanzelfsprekend blijft daarbij de opmaak en inhoud van documenten gewaarborgd.
Snel, eenvoudig en veilig privacygevoelige documenten openbaar maken
Om te kunnen voldoen aan de Woo kun je bij het genereren van nieuwe documenten automatisch een volledig geanonimiseerd document opslaan náást het originele document. Daarnaast is het mogelijk om met één druk op de knop op elk gewenst moment een volledig geanonimiseerd document te genereren of in het volledige document overal de naam te vervangen door een algemeen woord zoals ‘de aanvrager’.
Wij werken o.a. voor
We hebben nog meer cases om te bekijken:
